7 Möglichkeiten, Ihre One-on-One-Meetings mit Mitarbeitern optimal zu nutzen

So ​​nutzen Sie Ihre One-on-One-Meetings optimal aus

Wenn Sie ein Manager sind, wissen Sie wahrscheinlich bereits, dass Sie Einzelgespräche mit jedem Ihrer Mitarbeiter führen sollen. Das ist offensichtlich. Aber was um alles in der Welt solltest du in diesen Treffen machen? Wie stellen Sie sicher, dass sie produktiv und lohnend sind, anstatt nur auf ein weiteres Häkchen in Ihrer Verwaltungsliste zu zählen?

Hier haben Sie sieben Möglichkeiten, Ihre persönlichen Gespräche mit Ihren Mitarbeitern optimal zu nutzen.

1. Zielfortschritt

Neben regelmäßigen Einzelgesprächen sollten Sie jährliche Leistungsziele festlegen. Bei der Leistungsentwicklungsplanung geht es nicht nur darum, die Erfolge und Misserfolge des letzten Jahres zu überschauen. Es ist, sich Ziele für dieses Jahr zu setzen. Sie werden das ganze Jahr über auf diese Ziele verweisen.

Jedes Mal, wenn Sie sich mit Ihren Mitarbeitern treffen, sehen Sie sich diese Ziele an und sehen, wie sie sich auf dem Weg zu diesen Zielen entwickeln. Ihre Mitarbeiter werden immer wissen, was von ihnen erwartet wird, und Sie werden immer wissen, wo sie im Hinblick auf den erforderlichen Fortschritt stehen.

2. Ziele ändern

Das scheint das Gegenteil des obigen Punktes zu sein, aber die Ziele, die im Dezember festgelegt wurden, sind im Juli nicht immer sinnvoll. Unternehmen reorganisieren sich, Kunden verlassen Ihre Organisation und neue Kunden schließen sich an. Mitarbeiter kündigen, und Ersatz wird eingestellt. Projekte werden getötet und neue Projekte hinzugefügt. Mit anderen Worten, zögern Sie nicht, Änderungen an den ursprünglichen Plänen vorzunehmen.

Wenn Sie sich mit den Mitarbeitern zusammensetzen und sich die Ziele ansehen und ein Ziel keinen Sinn ergibt, werfen Sie es weg. Keine Schuld. Befreien Sie es und fügen Sie gegebenenfalls ein neues hinzu. Wenn ein Ziel nicht mehr sinnvoll ist, weil Ihr Mitarbeiter das Ziel erreicht hat, dann gratulieren Sie ihm und nehmen Sie es von der Liste.

3. Fragen Sie nach Benötigtem Support

Ein One-on-One-Meeting ist der ideale Zeitpunkt, um den Mitarbeiter zu fragen, wo er Hilfe benötigt.

Ein kompliziertes Projekt kann mehr Personal benötigen. Sie arbeitet vielleicht mit einem Kollegen, der ein Tyrann und ein Idiot ist. Sie hat gerade herausgefunden, dass sie schwanger ist und Zeit für Arzttermine braucht. Aber gehen Sie vorsichtig vor - fragen Sie nicht nach Bedürfnissen, wenn Sie sie ignorieren, sobald sie identifiziert sind.

Nehmen Sie eine Bitte um Hilfe nicht als Zeichen dafür, dass Ihr Mitarbeiter nicht in der Lage ist, seine Arbeit auszuführen. Jeder braucht Hilfe, und es ist besser, dass Sie eine offene, unterstützende Umgebung schaffen, anstatt zu warten, bis es zu einer Katastrophe kommt, an der Sie Ihre Wochenendbehebung verbringen müssen.

4. Karriereplanung

Während Ihr Fokus darauf liegt, Ihre Arbeit heute zu erledigen, sind Ihre Mitarbeiter über ihre Zukunft besorgt. Während dies nicht der Schwerpunkt eines jeden Meetings ist, ist die Karriereplanung ein wertvoller Bestandteil der regelmäßigen Meetings. Dies dient sowohl Ihrem Vorteil als auch Ihrem Mitarbeiter.

Sie wollen wissen, wohin sie will, und Sie werden ihr auf diesem Weg helfen wollen. Warum? Denn das Beste, was Sie für Ihr Unternehmen tun können, ist, die besten Mitarbeiter zu behalten. Das schließt Karrierewachstum mit ein - sehr wenige Leute wollen für immer in der gleichen Arbeit bleiben.

Sprechen Sie darüber, was Ihre Mitarbeiter tun müssen, und lernen Sie, eine Beförderung zu erwerben oder sich auf eine Übertragung auf eine andere Art von Arbeit vorzubereiten.

5. Lob

Jeder will hören, wenn er erfolgreich ist. Während die beste Zeit, um einen Mitarbeiter zu loben ist in dem Moment, ("Hey, tolle Präsentation!" Oder "Ich habe gerade gesehen, wie Sie diesen widerwärtigen Kunden perfekt behandeln. Super Arbeit!") Manager sind nicht überall auf einmal.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter für ihre Leistungen loben. Halten Sie Ihre Augen und Ohren offen für Berichte über gute Arbeit. Wenn eine andere Person sagt: "Hey, Jane hat gestern einen tollen Job gemacht", schreibe sie auf und bringe sie in eins zu eins zu ihr. (Dies ist auch eine großartige Dokumentation für Ihre leistungsbasierten Gehaltsanpassungen.)

6. Korrigieren

Zusammen mit dem Lob müssen Korrekturen stattfinden. Wie Lob ist das meiste dieses Feedbacks effektiver, wenn es im Moment gegeben wird - wenn es angemessen ist. Es sei denn, eine Situation ist dringend und gefährlich, müssen Sie Korrekturen privat anbieten.

(Es ist in Ordnung, einen Angestellten anzuschreien, den Feuerlöscher dazu zu bringen, ein Kassenfeuer zu löschen, aber es ist nicht in Ordnung, den Angestellten vor Kunden und anderen Angestellten zu schreien, weil ihre Kassenlade kurz war.) > One-on-One-Meetings sind die Zeit, sich hinzusetzen und Korrekturen und Ratschläge anzubieten.

Die Korrekturen, die Sie anbieten, reichen von wählerischen Anforderungen ("Wir haben einen Unternehmensstandard für die Verwendung von Times New Roman für Berichte, ändern Sie Ihre Berichte") bis hin zu Persönlichkeitsmerkmalen, die Probleme verursachen ("Ich habe bemerkt, dass Sie kritisieren Wenn Sie Bedenken wegen eines Mitarbeiters haben, bringen Sie ihn bitte zu mir, und ich kümmere mich darum. Ihre Arbeit besteht darin, X, Y und Z zu erledigen. Kümmern Sie sich nicht um Janes Arbeit.

Kritik sollte immer statt Bestrafung zu helfen - zumindest am Anfang. Kein Manager sollte Perfektion erwarten. Es gibt jedoch einige Handlungen, die "Bestrafung" benötigen könnten. "Wenn sich ein Mitarbeiter chronisch verspätet, müssen Sie möglicherweise einen Leistungsverbesserungsplan erstellen. Wenn ein Mitarbeiter andere Mitarbeiter mobbt, müssen Sie möglicherweise eine Personalakte aufschreiben und diese disziplinarische Maßnahme mit intensiver Beratung begleiten.

Regelmäßige One-on-ones erlauben es Ihnen, mit diesen Situationen Schritt zu halten, damit nichts aus dem Ruder läuft. Zum Beispiel werden Sie nie einen Mobbing am Arbeitsplatz haben, weil Sie die Probleme beim ersten Anzeichen korrigiert haben, und wenn Korrekturen nicht funktionieren, dokumentieren Sie ein starkes Argument für die Kündigung.

7. Neue Aufgaben

Während Sie nicht auf ein persönliches Gespräch warten müssen, um einem Mitarbeiter eine neue Aufgabe oder ein neues Ziel zuzuweisen, ist es oft der beste Ort, um ein neues Projekt zu besprechen. Es gibt Ihnen die Zeit, um das gesamte Projekt zu präsentieren und für Ihre Mitarbeiter Fragen zu stellen, so dass, wenn sie ihr Büro verlässt, sie bereit ist zu gehen.

Sie kann auch Bedenken und Ideen ansprechen, die das Projekt reibungsloser machen können. Sie muss auch verstehen, wie viel Autorität und Autonomie sie bei ihrer Entscheidungsfindung ausüben kann. Schließlich muss der Mitarbeiter mit Ihnen einen kritischen Pfad erstellen, der die Zeiten angibt, zu denen Sie während Ihrer persönlichen Besprechungen Feedback zu ihrem Fortschritt benötigen.

Wie oft sollten Sie ein One-on-One Meeting abhalten?

Keine einzelne Antwort deckt alle Eventualitäten ab. Es hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter Sie haben, welche Art von Arbeit Sie leisten, wie viel Unterstützung Ihre Mitarbeiter benötigen und welchen Zeitplan Sie haben. Manchmal reichen 15 Minuten Einzelunterricht einmal im Monat aus, um alles im Griff zu behalten.

Manchmal benötigen Sie vielleicht eine Stunde pro Woche, um die sieben oben genannten Ziele zu erreichen. Wenn Sie mit den Einzelgesprächen noch nicht vertraut sind, beginnen Sie jede halbe Stunde mit einer halben Stunde und passen Sie sie nach Bedarf an. Sie müssen nicht für jeden Mitarbeiter dieselbe Zeitspanne einplanen, obwohl Sie sicherstellen möchten, dass Sie keinen Mitarbeiter einem anderen vorziehen.

Wenn Sie regelmäßige Termine mit Ihren Direktberichten gewohnt sind, werden Sie feststellen, dass Ihre Abteilung reibungsloser läuft. Ihre Mitarbeiter werden wissen, was sie tun müssen, und Sie werden wissen, was Sie tun müssen, um ihnen zu helfen.

Und wenn Sie sie nicht schon halten, vereinbaren Sie regelmäßig einen persönlichen Termin mit Ihrem Chef. Sie profitieren von dieser Face Time mit Ihrem Chef, genauso wie Ihre Mitarbeiter von der Zeit profitieren, die sie mit Ihnen verbringen.