Ein Veranstaltungsplaner zur Veranstaltungsortplanung

So ​​finden Sie den perfekten Veranstaltungsort

Die Entscheidung für den besten Veranstaltungsort oder Veranstaltungsort ist entscheidend für den Gesamterfolg Ihrer Veranstaltung. Während die Planung des Veranstaltungsortes Zeit braucht, muss sie sich nicht überwältigend anfühlen. Für viele, professionelle Veranstaltungsplaner und Amateure, kann es tatsächlich eine lustige Herausforderung sein.

Angenommen, Sie haben bereits die Art des Ereignisses, das Sie planen, und seinen Zweck identifiziert. Es müssen noch viele andere Faktoren berücksichtigt werden, wenn Sie mit der Auswahl des Veranstaltungsortes beginnen.

Die folgende Roadmap hilft Ihnen bei der Auswahl des perfekten Veranstaltungsraums.

Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe und kennen Sie Ihre Gästeliste

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, ist eine der wichtigsten Informationen, die Sie wissen müssen, wer Ihre Gäste sind und wie viele Sie voraussichtlich besuchen werden. Während die Art der Veranstaltung sicherlich die Wahl des Veranstaltungsortes beeinflussen wird, ist einer der größten begrenzenden Faktoren für einen Veranstaltungsraum seine Kapazität. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine genaue Schätzung (es kann ein Bereich sein) der Anzahl der Gäste wissen, da dies sofort Ihre Veranstaltungsortoptionen beschränken wird. Sie sollten auch Ihre Zielgruppe berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort nicht nur die Veranstaltung selbst widerspiegelt, sondern auch die Geschmäcker und Erwartungen der Gäste.

Ereignisdaten identifizieren

Überprüfen Sie Ihren Kalender, da das Timing viele Entscheidungen beeinflusst, einschließlich Ihres Veranstaltungsortes. Nach Ihrer Gästeliste ist das Datum Ihrer Veranstaltung der nächste limitierende Faktor.

Je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie planen, werden Sie feststellen, dass Sie entweder flexibel mit Ihrem Veranstaltungsdatum sein müssen, um den gewünschten Veranstaltungsort zu finden, oder dass Sie flexibel mit Ihrer Veranstaltungsortwahl sein müssen, um das Datum zu erhalten. Sie wollen. Sie sollten mit der Planung des Veranstaltungsortes beginnen und wissen, wo Sie oder der Kunde flexibel sind.

Hier einige Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Wann sind Ihre Gäste höchstwahrscheinlich zur Teilnahme an ihren Terminen verfügbar?
  • Welche Orte haben für diese Zeiten angemessenen und verfügbaren Platz?
  • Wann ist die beste Zeit für Ihr Managementteam, um die Veranstaltung abzuhalten?

Berechnen Sie Ihr Budget

Mit einem offenen Budget kann jeder ein großartiges Event planen und eine unendliche Auswahl an Veranstaltungsorten haben. Aber mehr als wahrscheinlich, sind Ihre finanziellen Ressourcen begrenzt und Sie sollten von Anfang an wissen, was Ihre finanziellen Einschränkungen sind - auch wenn Ihr Veranstaltungsbudget eine einfache Schätzung oder Reichweite ist. Ein Veranstaltungsplaner kann immer ein tolles Event innerhalb eines vernünftigen Budgets planen.

  • Befinden sich die Veranstaltungsorte in Ihren Budgetparametern für Raum-, Technik- und Cateringausgaben?
  • Haben Sie einen günstigen Preis für Dienstleistungen ausgehandelt und den Wert Ihrer Rolle bewiesen?
  • Haben Sie Flexibilität in Ihrem Budget erlaubt, wenn die Kosten für Werbebuchungen den Plan überschreiten?

Reichweite verschiedener Standorte

Sobald die Gastlistennummern und mögliche Ereignisdaten eingegrenzt sind, ist es wichtig, die Orte zu identifizieren, an denen das Ereignis stattfinden könnte. Hotels und Veranstaltungs- oder Konferenzzentren sind einige der beliebtesten Veranstaltungsräume für Firmenveranstaltungen und Hochzeitsempfänge, aber sie sind nicht die einzigen Optionen.

Dies ist eine Zeit, in eurem Denken kreativ zu sein. Überlegen Sie sich Folgendes:

  • Welche drei besten Orte kommen Ihnen je nach dem Thema Ihres Meetings in den Sinn?
  • Wo würden Ihre Gäste lieber an diesem Treffen teilnehmen?
  • Was ist für Ihre Gäste am bequemsten?
  • Welche unerwarteten Orte können, anders als ein Hotel, die RSVP-Rate erhöhen?

Den richtigen Typ des Veranstaltungsraums finden

Der Veranstaltungsort, den Sie auswählen, muss über einen geeigneten Platz für die Art des Ereignisses verfügen, das Sie planen. Benötigt Ihre Veranstaltung eine Tanzfläche? Benötigen Sie ein PA-System? Was ist mit einem Rednerpult oder einem Projektorbildschirm? Welche Art von Tabelleneinrichtung benötigen Sie? Zusätzlich zu diesen Fragen sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Erfüllt der Veranstaltungsort die besonderen Kriterien Ihres Programms oder Ihrer Veranstaltung?
  • Kann der Veranstaltungsort Ihre Produktion, Unterhaltung, A / V, Ton und andere technische Anforderungen aufnehmen?
  • Reflektiert der Zustand der Einrichtung die hohen Standards Ihrer Organisation?

Betrachten Sie Venue Services und Einschränkungen

Neben der Suche nach der richtigen Art von Veranstaltungsraum sollten Sie auch die Arten anderer Dienste, die vom Veranstaltungsort angeboten werden, untersuchen und deren Wert für Ihre Veranstaltung bestimmen. Einige Veranstaltungsorte verfügen außerdem über eine bevorzugte Lieferantenliste, von der aus Sie Lieferanten oder Lieferanten für andere Services suchen müssen. Andere Orte haben Einschränkungen bei der Einrichtung oder andere Aspekte der Veranstaltung selbst. Einige Fragen zu stellen sind:

  • Gibt es an diesem Ort gute Parkmöglichkeiten oder Valet?
  • Bietet dieser Ort Sicherheit?
  • Bietet dieser Veranstaltungsort zusätzliche Dienstleistungen wie Catering, Blumenarrangements, Wäscherei- und Tischvermietung usw. an?
  • Hat dieser Veranstaltungsort eine Setup- und Reinigungsmannschaft?
  • Begrenzt dieser Ort die anderen Lieferanten, mit denen Sie arbeiten?
  • Hat dieser Ort Essen und Trinken Minimum?

Betrachten Sie Venue Reputation

Der Ruf eines Veranstaltungsortes ist von entscheidender Bedeutung. Das ist oft der Unterschied zwischen einer guten Veranstaltung und einem großartigen Event. Die Art und Weise, wie ein Veranstaltungsort seine Einrichtungen, Mitarbeiter und Kunden verwaltet, wird immer in Erinnerung bleiben. Um ein Gefühl für den Reputationswert eines Veranstaltungsorts zu bekommen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wie ist die Amtszeit des Konferenzleiters, des Catering-Managers oder des Küchenchefs?
  • Wird das Management Sie wie einen VIP-Kunden oder nur als eines von mehreren Programmen behandeln?
  • Wie viel Flexibilität bietet Ihnen der Veranstaltungsort?
  • Haben sie Testimonials oder Rezensionen verfügbar?
  • Bietet der Veranstaltungsort Fotos von ähnlichen Ereignissen an?

Planen Sie einen Veranstaltungsortbesuch

Sofern Logistik und Zeit es absolut nicht zulassen, sollte jeder Veranstaltungsplaner vor der Auftragsvergabe an einem Veranstaltungsort eine Inspektion durchführen.Bilder können sehr hilfreich sein, aber es gibt viele Aspekte, die nur persönlich bewertet werden können. Fragen Sie nach einem Rundgang durch den Veranstaltungsort, der alles vom Parkplatz über den Eingang und den Veranstaltungsbereich bis zu den Bädern umfasst. Du wirst froh sein, dass du es getan hast!

Client-Einstellungen berücksichtigen

Am Ende des Tages müssen Veranstaltungsplaner ihre Veranstaltungsempfehlungen ihrem Kunden (ob es sich um einen internen Kunden wie Führungskräfte eines Unternehmens oder eines externen Kunden handelt) vorlegen und Genehmigungen einholen. Die einzige Frage, die Sie sich in Bezug auf den Kunden während der Planungsphase stellen sollten, ist, ob der Kunde meine Empfehlung (en) genehmigt. Um diese Frage mit einiger Zuversicht beantworten zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Erwartungen und Präferenzen des Kunden von Anfang an verstehen.