Kassenbuchhaltung oder Periodenabrechnung - welche verwenden?

Cash vs Accrual - Welche Rechnungslegungsmethode sollte ich verwenden?

Kassenbuchhaltung vs. Periodenabrechnung - Welche soll ich verwenden?

Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, muss entscheiden, wie und wann Einnahmen und Ausgaben erfasst werden sollen. Die beiden Optionen für diese Aufnahme werden "Cash" und "Accrual" genannt.

Aus steuerlichen Gründen müssen Sie diese Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen, bevor Sie Ihre erste Gewerbesteuererklärung einreichen.

Wie Cash-Accounting funktioniert

In der Kassenbuchhaltung wird eine Transaktion erfasst, wenn das Geld tatsächlich den Besitzer wechselt.

Einkommen wird erfasst, wenn Sie das Geld erhalten und Ausgaben werden erfasst, wenn sie bezahlt werden.

Beispiel 1: Wenn Sie für eine Zahlungstransaktion eine Leistung erbringen und einen Kunden in Rechnung stellen, erfassen Sie die Einnahmen nur dann für die Kassenbuchhaltung, wenn Sie die Zahlung erhalten haben. Wenn Sie am 12. August eine Rechnung ausstellen und bis zum 1. September keine Zahlung erhalten, erfassen Sie die Zahlung am 1. September.

Beispiel 2: Für eine Spesenabrechnung erhalten Sie möglicherweise eine Rechnung für den Telefondienst, aber in der Kassenbuchhaltung erfassen Sie die Ausgabe erst, wenn Sie tatsächlich die Rechnung bezahlt haben. . Wenn Sie am 15. August eine Rechnung erhalten und die Rechnung erst am 1. September beglichen haben, erfassen Sie die Ausgabe erst am 1. September.

Pro und Con: Die Abrechnung ist einfacher zu merken und aufzuzeichnen. da folgt es Ihrem geschäftlichen Girokonto. Wenn ein Verkauf in Ihrem Girokonto gebucht wird, wird es in Ihrem Geschäft aufgezeichnet.

Aber die Cash-Accounting-Methode zeigt möglicherweise nicht das tatsächliche Bild Ihrer Geschäftstätigkeit an, da der Monat, in dem Sie beschäftigt oder langsam waren, sich von dem Monat unterscheidet, in dem Sie das Geld erhalten haben.

Funktionsweise der Accrual-Buchführung

Bei der Periodenabrechnung wird die Transaktion erfasst, wenn sie durch Senden einer Rechnung oder Empfangen einer Rechnung erworben (festgelegt) wird.

In Beispiel 1: Bei einer Einkommenstransaktion mit der Abgrenzungsmethode erfassen Sie das Einkommen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist oder das Produkt eingegangen ist. das heißt, Sie haben die Zahlung verdient. In den obigen Beispielen wird das Einkommen für Sie erfasst, wenn Sie die Rechnung senden, obwohl Sie noch nicht bezahlt wurden. Die Kosten werden erfasst, wenn Sie die Rechnung erhalten, obwohl Sie nicht bezahlt haben.

In Beispiel 2: Für eine Aufwendungstransaktion. Wenn Sie eine Rechnung für eine Ausgabe erhalten, gilt dies als Steueraufwand. So können Sie es für dieses Jahr abziehen, selbst wenn Sie die Rechnung noch nicht bezahlt haben.

Pro und Con: Periodenrechnung ist verwirrender, zeigt jedoch Ihre monatliche Geschäftsaktivität genauer an.

Festlegen Ihrer Buchhaltungsmethode

Die meisten kleinen Unternehmen verwenden die Methode der Barzahlung, da es einfacher und einfacher ist, festzulegen, wann Einnahmen und Ausgaben erfasst werden sollen.Sie müssen die Abgrenzungsmethode verwenden, wenn

  • Ihr Unternehmen einen Umsatz von mehr als 5 Millionen US-Dollar pro Jahr erzielt hat oder
  • Ihr Unternehmen einen Bestand an Artikeln hat, die Sie an die Öffentlichkeit verkaufen und Ihre Bruttoeinnahmen über 1 Million US-Dollar pro Jahr betragen. ..

Die IRS sagt:

"Wenn Sie Waren herstellen, kaufen oder verkaufen, müssen Sie im Allgemeinen ein Inventar führen und eine Abgrenzungsmethode für Verkäufe und Käufe von Waren verwenden."

Das Inventar umfasst alle Waren, die Sie verkaufen. sowie Lieferungen, die physisch Teil eines zum Verkauf bestimmten Gegenstands werden.

Ende des Jahres Transaktionen und Buchhaltungsmethode

Am Ende Ihres Geschäftsjahres müssen die Cash- und Periodenabrechnung im Zeitpunkt der Transaktionen berücksichtigt werden. Hier ist wie:

  • Einkommen Wenn Sie in der periodengerechten Buchführung sind und Sie wollen Einkommen im laufenden Jahr, senden Sie Rechnungen vor dem Ende des Jahres. Wenn Sie Ihre Einnahmen verzögern möchten, senden Sie die Rechnungen erst nach dem Beginn des nächsten Jahres. Bezahlen Sie für die Kassenbuchhaltung die Rechnung in dem Jahr, in dem Sie das niedrigste Gesamteinkommen erwarten.
  • Ausgaben Nehmen Sie Ausgaben in dem Jahr auf, in dem Sie diese Ausgaben abzählen möchten, um Ihre Steuern zu minimieren. Sie müssen die Rechnung in diesem Jahr nicht unbedingt bezahlen, wenn Sie die Periodenrechnung verwenden.

Uneinbringliche Rechnungen / Forderungsausfälle

Wenn Sie nach der Abgrenzungsmethode Kunden haben, die Sie nicht bezahlt haben, können Sie diese Forderungsausfälle abschreiben oder Ihre Steuern reduzieren.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Kunden, den Sie im Februar in Rechnung gestellt haben. Sie haben wiederholt versucht, das Geld einzuziehen, und haben schließlich entschieden, dass dieser Kunde nicht zahlen wird. Wenn Sie die periodengerechte Buchhaltungsmethode verwenden, haben Sie den Verkauf bereits aufgezeichnet. Vor dem Ende des Jahres können Sie diesen nicht einbringbaren Betrag von Ihrem Einkommen nehmen und so Ihr Bruttoeinkommen und Ihre Steuerschuld reduzieren.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu IRS-Einschränkungen für Buchhaltungsmethoden finden Sie in diesem Abschnitt der IRS-Veröffentlichung 538: Buchungsperioden und -methoden.

Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel sind nicht als Steuer- oder Rechtsberatung gedacht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Buchungsmethode Sie auswählen sollen, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.