E-Mail-Etikette

E-Mail-Etikette - Regeln für Geschäftskorrespondenz

Viele Menschen, die geschäftliche Korrespondenz per E-Mail versenden, wissen nicht, dass es einen großen Unterschied zwischen ihrer Verwendung zu diesem Zweck und der Kommunikation mit Freunden und Familie gibt. Wenn Sie eine Nachricht an einen Freund oder Verwandten senden, können Sie ziemlich locker sein. Sie können Slang verwenden, wenn Sie wollen oder sogar mit unangemessener Sprache aufpeppen, wenn Sie wissen, dass der Empfänger kein Problem damit haben wird. Mit anderen Worten, Sie können schreiben, als ob Sie mit dieser Person sprechen würden.

Geschäftskorrespondenz ist ganz anders. Gute E-Mail-Etikette, eigentlich Business-Etikette im Allgemeinen, diktiert, dass Sie sich professionell verhalten. Wenn Sie zu locker sind, Slang oder unangemessene Sprache verwenden oder fehlerhafte Nachrichten senden, hinterlässt das einen schlechten Eindruck bei den Empfängern Ihrer Nachricht. Hier sind einige grundlegende Regeln der E-Mail-Etikette.

Kümmere dich um deine Sitten

Sogar in einer Welt, in der wir immer in Eile zu sein scheinen, um die Dinge so schnell wie möglich zu erledigen, damit wir zur nächsten Aufgabe übergehen können, haben gute Manieren nicht aus der Mode gekommen. Sie werden nicht altmodisch klingen, wenn Sie immer die Wörter "bitte" und "danke" verwenden. Ihr Empfänger wird Ihre Höflichkeit schätzen.

Ein anderer Weg, um gute Manieren zu zeigen, ist es, Leute anzusprechen, die Sie nicht kennen oder die nur eine formale Beziehung zu ihrem Titel und Nachnamen haben, zum Beispiel Mr. White oder Ms. Gray. Wenn der Empfänger Ihrer E-Mail lieber mit seinem Vornamen anruft, wird er Sie wahrscheinlich korrigieren.

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und der Absender der ursprünglichen Nachricht nur seinen Vornamen verwendet hat, können Sie davon ausgehen, dass es auch in Ordnung ist, den Vornamen dieser Person zu verwenden.

Watch Your Tone

Tone ist ein Sprecher, oder im Falle von E-Mail, Schriftsteller, Art und Weise, seine oder ihre Haltung auszudrücken. Es ist schwierig, dies schriftlich zu vermitteln, aber Sie können normalerweise den korrekten Ton erreichen, indem Sie Ihre Nachricht mehrmals lesen, bevor Sie auf "Senden" klicken.

Stellen Sie sicher, dass Sie respektvoll, freundlich und zugänglich sind. Sie wollen nicht kurz oder fordernd klingen.

Wenn du jemandem schreibst, mit dem du vorher kommuniziert hast, beginne mit etwas Freundlichem wie "Ich hoffe, es geht dir gut." E-Mail-Autoren verwenden oft Emoticons oder Emoji, um ein bestimmtes Gefühl zu vermitteln: glücklich, traurig, verwirrt oder aufgeregt. Setzen Sie hier gutes Urteilsvermögen ein. Wenn Sie jemandem häufig schreiben und eine weniger formelle Beziehung zu ihm haben, dann können Emoticons und Emoji in Ordnung sein. Wenn Sie jedoch beispielsweise an einen potenziellen Arbeitgeber schreiben, halten Sie sich bei offiziellen E-Mails nur an Wörter.

Es wird immer als schlechte E-Mail-Etikette angesehen, alle Großbuchstaben zu verwenden. Es sieht so aus, als würdest du schreien. Verwenden Sie auch nicht alle Kleinbuchstaben.Manche Leute sagen, dass es so aussehen wird, als würde man murmeln.

Be Concise

Jeder Mensch ist wertvoll, und das sollte man respektieren. Ihr Empfänger hat vielleicht einen Moment Zeit, Ihre E-Mail zu lesen und darauf zu antworten. Wenn Sie Ihre Nachricht verfassen, sollten Sie so kurz wie möglich sein und trotzdem sicherstellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Geben Sie so viele Details an, wie Ihr Leser wissen muss, was Sie vermitteln möchten.

Vermeiden Sie es, Abkürzungen aus dem Text zu verwenden

Als eine Gesellschaft, die viel Zeit mit dem Schreiben von Telefonen verbringt, haben wir uns daran gewöhnt, Abkürzungen für jedes Wort mit zwei oder mehr Buchstaben zu verwenden.

Wir benutzen U anstelle von dir, UR anstelle von dir, 2 anstelle von zu oder auch, plz anstelle von bitte, und thx statt danke. Das ist in Ordnung, wenn dein Empfänger ein Freund ist. Geschäfts-E-Mails sollten formaler sein. Natürlich, häufig verwendete Abkürzungen wie Herr und Frau, FYI (zu Ihrer Information), inc. und usw. sind in Ordnung.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Verwenden Sie immer die E-Mail-Adresse, die Ihr Arbeitgeber Ihnen für geschäftliche Korrespondenz zugewiesen hat, verwenden Sie sie jedoch nicht für andere Zwecke. Wenn Sie zum Beispiel auf Jobsuche sind, verwenden Sie ein persönliches E-Mail-Konto, aber achten Sie darauf, dass Ihre Adresse professionell aussieht. Bedenke, was es über dich aussagt. Bist du ein Sexymom @ isp. com oder hotdad @ isp. com? Könnte sein. Aber möchten Sie, dass ein zukünftiger Arbeitgeber so denkt? Erwägen Sie, eine Adresse zu erhalten, die Ihren ersten Vor- und Nachnamen oder Ihren vollständigen Namen verwendet.

Wenn Sie so an Ihre Adresse gebunden sind, dass Sie sie nicht ändern möchten, sollten Sie eine zweite nur für den professionellen Gebrauch hinzufügen. Wenn Ihr ISP (Internet Service Provider) nur eine einzige Adresse bereitstellt, schauen Sie nach, wie Sie ein kostenloses Konto erhalten.

Denken Sie daran, dass Rechtschreibung und Grammatik zählen

Überprüfen Sie Ihre E-Mails immer sorgfältig. Sie möchten auf Rechtschreibung und korrekte Grammatik achten. Verwenden Sie eine automatische Rechtschreibprüfung, wenn Sie möchten, aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich zu sehr darauf verlassen. Wenn Sie die falsche Schreibweise für eine bestimmte Verwendung eines Wortes verwenden, z. B. zwei vs. to vs., wird Ihr Fehler nicht aufgegriffen. Versuchen Sie nicht, die Schreibweise eines Wortes zu erraten. Sie sollten es in einem kostenlosen Online-Wörterbuch nachschlagen.

Gute Grammatik ist unerlässlich. Sie können Kontraktionen verwenden, wenn Sie mehr Konversationston vermitteln möchten. Benutze niemals Slang oder irgendeine beleidigende Sprache.