Event Registrierungsleitfaden und Tipps

Event Registrierungsleitfaden: Lösungen für den Erfolg

Fortschritte in der Technologie haben insbesondere die Ereignisplanung und die Ereignisregistrierung maßgeblich beeinflusst. Längst sind die Tage von Papiereinladungen, die in einem Umschlag mit einem Stempel ankommen. Die Online-Registrierung wird immer häufiger für jede Art von Veranstaltung angeboten, von Seminaren und Konferenzen für Geschäftsreisende bis hin zu Geburtstagsfeiern und Firmenfeiertagen. Während dieser Online-Prozess einfach erscheinen mag, erfordert es dennoch Arbeit.

Zum Glück für Veranstaltungsplaner stehen zahlreiche Tools für die Veranstaltungsregistrierung zur Verfügung. Zur Auswahl stehen einfache Plattformen, die sich mit den Grundlagen der Ereignisregistrierung befassen, und solche, die weiter fortgeschritten sind und multifunktionale Anwendungen bieten. Einige Ereignisregistrierungsprogramme verarbeiten Ereigniszahlungen. Einige bieten auch eine automatische Rückerstattung, wenn eine Registrierung storniert wird. Andere Pakete erstellen Registernamen. Ereignisregistrierungstools können auch die Integration in eine Konferenz- oder Unternehmenswebsite ermöglichen und sich mit ihren Social Media-Plattformen verbinden.

Bei so vielen Optionen kann der Prozess der Auswahl des Event Registration Tools für Ihr Unternehmen leider überwältigend sein, um es gelinde auszudrücken. Hier finden Sie eine einfache Anleitung zur Auswahl der Tools für die Ereignisregistrierung, die Ihrem Veranstaltungsplanungsgeschäft am besten dienen.

Auswählen der Ereignisregistrierungssoftware: Wo soll ich anfangen?

Bei der Auswahl von Ereignisregistrierungstools sollten Sie zunächst Ihre Bedürfnisse und Wünsche festlegen.

Überdenken Sie Ihre Registrierungsprioritäten und Ihr Eventplanungsgeschäft. Stellen Sie sich diese Fragen:

  • Sind Ihre Bedürfnisse einfach und erfordern nur die Verarbeitung von Registrierungen und Zahlungen?
  • Bieten Sie mehrere Sitzungen innerhalb des Hauptereignisses an, für die zusätzliche Registrierungen erforderlich sind?
  • Müssen Sie Hotelbuchungen oder Reisevorbereitungen verwalten?
  • Unterstützen Sie eine Konferenzwebsite?
  • Werden Sie Namensschilder bereitstellen, audiovisuelle Anforderungen koordinieren oder spezielle Pull-Out-Sitzungen veranstalten?
  • Verwalten Sie mehr als eine Veranstaltung gleichzeitig?
  • Ist Ihre Veranstaltung ein jährliches Ereignis oder ein einmaliges Ereignis?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, die Event-Registrierungssoftware zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Ereignisregistrierungstools

Mit so vielen Auswahlmöglichkeiten in der Ereignisregistrierungssoftware ist es einfach, sich in auffällige Funktionen und die neuesten Tools einzuhüllen, unabhängig davon, ob sie für Ihre Veranstaltung funktionieren oder ob sie sogar überhaupt genutzt werden. Lass dich nicht von den neuesten und größten verlocken. Erstellen Sie stattdessen eine Liste der Funktionen, die Sie derzeit in Ihrem Ereignisregistrierungsprozess verwenden, und fügen Sie diejenigen hinzu, die Sie einbeziehen möchten, um den Prozess zu optimieren. Folgende Funktionen sind verfügbar:

  • Ereignis-Online-Registrierung
  • Ereignis-Vor-Ort-Registrierung
  • Teilnehmer-Gruppenregistrierung
  • Teilnehmer-Selbst-Check-In
  • Ereignis-Zahlungsverarbeitung
  • Teilnehmer-Verwaltung und Berichte > Erstellung und Verwaltung von Teilnehmerausweisen
  • Registrierung für Einzelsitzungen
  • Formularentwicklung
  • Hotelzimmerverwaltung
  • Marketingmanagement
  • Social Media
  • Umfragen und Ereignisfeedback
  • Nicht alle Ereignisregistrierungstools sind verfügbar. Kostspielig

Viele Tools zur Ereignisregistrierung bieten Standardfunktionen zu einem vernünftigen Preis, die sich für die Verwaltung einfacher Ereignisse eignen.

Diese Programme enthalten grundlegende Registrierungsformulare, die mit Ihrer Website verknüpft werden können. Sie können Registrierungsinformationen, einschließlich Kreditkarteninformationen, sammeln, um die Kreditkartenzahlungen zu registrieren und zu verarbeiten. Darüber hinaus können Teilnehmerregistrierungslisten kompiliert oder exportiert werden. Abhängig von der Art der Ereignisse, die Sie planen und der Häufigkeit der Ereignisse, können diese einfachen Werkzeuge eine gute Passform sein, indem sie genau das liefern, was Sie brauchen, ohne sich mit allen möglichen zusätzlichen Funktionen verzetteln zu lassen, die für Sie nicht von Nutzen sind.

Multifunktionale Ereignisregistrierungstools bieten zusätzliche Funktionen

Wenn Sie bei der Planung von Veranstaltungen große Konferenzen planen, können Sie Event-Registrierungstools, die zusätzliche Funktionen über die Grundlagen hinaus bieten, genau das bieten, was Sie benötigen. Lösungen umfassen diejenigen, die die Ereignisregistrierung verarbeiten und diese Funktion mit der Fähigkeit kombinieren, verschiedene Details eines größeren, komplexeren Ereignisses zu verfolgen und zu berichten.

Wenn sich die Veranstaltungsteilnehmer für die Konferenz anmelden und sich dann für bestimmte Workshops innerhalb einer bestimmten Sitzung anmelden, gibt es Tools zum Aktivieren dieser Funktion.

Einige Software ermöglicht die Verarbeitung mehrerer Teilnehmer aus einer Organisation mit einer Zahlungsquelle sowie unterschiedliche Preisstrukturen basierend auf Gruppenrabatten oder frühen Registrierungsgebühren. Wenn Sie benutzerdefinierte Berichte benötigen, suchen Sie nach einem Ereignisregistrierungspaket, das automatisch Berichte erstellt, indem Anwesenheitslisten erstellt werden, die auf einzelnen Workshops oder anderen von Ihnen ausgewählten Parametern basieren. Konferenzen erfordern normalerweise gedruckte Nametags, also fügen Sie diese in Ihre "Must have" -Liste ein, damit diese automatisch als Teil des Ereignisregistrierungsprozesses erstellt werden können und nach Anpassungen suchen, um zu reflektieren, ob der Teilnehmer für die gesamte Konferenz registriert ist, Teil der Woche. oder nur an einem bestimmten Tag.

Tools zur Integration der Registrierung

Für Veranstaltungsplaner, die zahlreiche Veranstaltungen durchführen, kann die Integration von Registrierungsdaten in Ihre vorhandene Datenbank eine wichtige Funktion für Ihr Unternehmen darstellen. Betrachten Sie aktuelle Methoden für das Hinzufügen von Registranten in Ihre Datenbank und identifizieren Sie Bereiche der Verbesserung. Es ist wichtig, über verschiedene Wege nachzudenken, wie diese Informationen in bestehende Informationen integriert werden können, z. B. Personen, die sich freiwillig gemeldet oder gespendet haben. Die meisten Anwendungen zur Ereignisregistrierung bieten die Möglichkeit, Daten manuell zu exportieren. Diese Methode ist jedoch zeitaufwendig, da Sie die Informationen manuell erneut in Ihre Datenbank importieren müssen. Entdecken Sie Pakete, die nicht nur Ihren Anforderungen an die Registrierung von Veranstaltungen gerecht werden, sondern auch die Anforderungen Ihrer konstituierenden Verwaltung unterstützen.

Führen Sie vor dem Kauf einen Testlauf durch

Wenn Sie Ihre Auswahl an Ereignisregistrierungssoftware eingegrenzt haben, stellen Sie fest, ob eine kostenlose Testphase angeboten wird. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, nicht nur die Funktionen auszuprobieren, sondern auch zu sehen, ob es die Funktionalität hat, die Sie benötigen und ob es zu Ihrer Veranstaltung passt. Es ist auch eine Gelegenheit, ihr Niveau des Kundendienstes zu erfahren, wenn Sie Ihre Fragen beantworten oder arbeiten, um ein Problem zu beheben, das Sie haben.