Wie man Spender-Management-Software wählt

Wählende Spender-Management-Software für Ihre Nonprofit

Die Zeit ist immer dann gekommen, wenn die Spenderverwaltungssoftware Ihres gemeinnützigen Unternehmens aktualisiert oder vollständig ersetzt werden muss.

Wann weißt du, wann diese Zeit gekommen ist, und was machst du dann? Mehrere Nonprofit-Experten gaben diese Antworten, als ich sie bat, diesen Satz zu vervollständigen: "Ich wusste, dass es an der Zeit war, ein neues Spenderverwaltungssystem zu bekommen, wenn ..."

  • wenn derjenige, den wir hatten, die Daten nicht so erforderlich.
  • , als der Hund meine Karteikarten verschlang.
  • Als ich etwas über meine Spender wissen wollte, brauchte es absurde Arbeitszeit, um die Antwort zu finden.
  • als das letzte "System" mit ihm im Kopf blieb.
  • als die einzige Person, die einen Hinweis hatte, wie man das System benutzt (eine alte Access-Datenbank), in den Ruhestand ging.
  • als der Computer eines Freiwilligen abstürzte und wir alles verloren.

Klingen diese Gründe für Ihre gemeinnützige Organisation?

Die Entscheidung für ein neues System ist jedoch einfach. Es gibt eine Welt von verwirrenden Informationen über konkurrierende Systeme da draußen und keine einfache Möglichkeit, alles zusammenzufügen.

Ich wandte mich an die "Consumer Reports" der gemeinnützigen Technologie, um die Antworten zu finden. Idealware ist eine gemeinnützige Organisation, die anderen gemeinnützigen Organisationen dabei hilft, intelligente Softwareentscheidungen zu treffen, indem sie unvoreingenommene Forschung betreibt und sie anschließend in leicht verständliche Berichte, Artikel und Schulungen übersetzt.

Andrea Berry, Direktorin für Partnerschaften und Lernen bei Idealware, erklärte sich einverstanden, mit mir darüber zu sprechen, wie eine Organisation ein neues Spenderverwaltungssystem wählen sollte.

Hier sind die Schritte, die Berry vorgeschlagen hat:

Finden Sie heraus, ob Sie wirklich ein neues System brauchen.

Berry sagt zu Beginn, warum Sie Ihr System nicht mögen. Das Problem ist vielleicht nicht das, was Sie denken, und es ist nicht einfach zu wechseln. Es braucht Zeit, Mühe und Geld.

Berry sagte: "Es gibt kein System mit Silberkugeln, also vergewissern Sie sich, dass Ihr aktuelles System wirklich nicht ausreicht.

Zum Beispiel müssen Sie vielleicht nur mehr über das System erfahren, das Sie haben, anstatt vollständig zu wechseln. zu einem brandneuen System. "

Bestimmen Sie, was das Problem wirklich ist. Könnte es einer der folgenden sein?

  • Sie brauchen mehr Training. Möglicherweise verfügt Ihr aktuelles System über Funktionen, die Sie nicht verstehen oder nicht verwenden können. Fragen Sie Ihren Händler, ob es Schulungsoptionen gibt, die Sie nutzen können.
  • Sie benötigen mehr Unterstützung. Welche Supportoptionen gibt es für Ihr aktuelles System? Gibt es verfügbaren und erschwinglichen Support? Versteht der Anbieter Ihre Probleme und versucht zu helfen, oder sprechen Sie mit Ihnen? Haben sie eine Lösung für Ihr spezielles Problem?
  • Sie verstehen nicht alle Funktionen Ihres aktuellen Systems. Wissen Sie wirklich, dass es nicht das tut, was Sie wollen? Gibt es eine zugängliche Dokumentation?Einige Anbieter arbeiten hart daran, mehr Hilfe zu bieten, z. B. Videos, Foren, in denen Sie Fragen stellen können, und Dokumentation für Nicht-Techniker.
  • Ihr System ist zu schwach oder zu robust. Es ist wichtig, ein System richtig an Ihren Prozess und Ihr Budget anzupassen.
  • Ihr System ist zu teuer. Bezahlen Sie für mehr Funktionalität als Sie benötigen? Berry sagt: "Wenn du mit einem Verkäufer sprichst, denk daran, dass dies ein Verkauf ist ... die Natur ist, up-sell '. Wenn du deine Bedürfnisse verstehst, wirst du nicht durch' glänzendes Objektsyndrom 'abgelenkt."
  • veraltet. Vielleicht fehlen ihm neue Features. Es sollte regelmäßig aktualisiert werden, entweder von Ihnen oder dem Anbieter. Die meisten Online-Systeme werden regelmäßig aktualisiert. Seien Sie sich nur bewusst, wie Ihr System auf dem neuesten Stand bleibt.
  • Ihr System wird vom Anbieter nicht mehr unterstützt. Berry sagt, das sei nicht üblich, aber es kommt vor allem dann vor, wenn ein kleinerer Anbieter von einem größeren gekauft wird.

Idealware bietet eine Arbeitsmappe, Brauchen Sie ein neues Spenderverwaltungssystem? das hilft Ihnen, diesen Selbstbewertungsprozess zu begleiten.

Identifizieren Sie ein Team von Stakeholdern.

Sie haben also die Entscheidung getroffen, zu wechseln. Was kommt als nächstes?

Berry sagte: "Was wir die ganze Zeit sehen, ist, dass der Entwicklungsleiter sich entscheidet, ein neues System zu bekommen, aber sich nicht mit der Marketingabteilung, dem Exekutivdirektor oder dem Freiwilligenkoordinator in Verbindung setzt. System. "

Es ist eine gute Idee, jeden zu Rate zu ziehen, der das System benutzen wird. Wenn Sie sich Gedanken über Funktionen machen, die Sie brauchen, lassen Sie alle mitreden. Stellen Sie sicher, dass alle Personen vertreten sind, die das System verwenden oder davon betroffen sein werden.

Verstehen Sie Ihre aktuellen Prozesse.

Erstellen Sie eine detaillierte Liste Ihrer Fundraising-Prozesse. Dann standardisieren Sie sie. Bewerten Sie alles, was Sie mit Ihren Datenbanken machen. Fragen Sie, warum machen wir das so? Müssen wir so weiter machen?

Berry sagte: "Standardisierung gibt Ihnen Flexibilität bei der Auswahl eines Systems ... die weniger teuren Systeme bieten keine große Flexibilität, so dass weniger" Seltsamkeiten "umso besser sind. Suchen Sie nach Best Practices im Feld und vermeiden Sie vollständig einzigartige Verfahren. "

Beseitigen Sie Redundanzen, bevor Sie investieren. Wie oft geben Sie eine Adresse zum Beispiel ein ... müssen Sie das? Übertrage keine eigenartigen Taktiken, die sich über die Jahre verbreitet haben.

Priorisieren Sie eine Merkmalsliste für Features.

Holen Sie alle zusammen, die das System nutzen oder von denen Sie Berichte erhalten. Sammeln Sie alles Brainstorming, was Sie sich wünschen könnten, und ordnen Sie dann diese Funktionen. Bestimmen Sie, was Sie unbedingt brauchen, ohne das das System nutzlos ist. Dies zuerst zu tun, wird Sie davon abhalten, in eine Ebene der Komplexität zu gehen, die Ihr Budget ruinieren könnte.

Berry empfiehlt, eine dreistufige Liste zu erstellen:

  • Was brauchen Sie, sonst ist das System nutzlos?
  • Was wäre schön, aber kein Dealbreaker?
  • Was würden Sie wollen, wenn Geld keine Option wäre?

Dies ist eine Fortsetzung von "Wie wählen Sie die Spenderverwaltungssoftware für Ihre gemeinnützige Organisation."Woher wissen Sie, wann Sie eine neue Spenderverwaltungssoftware brauchen und wie wählen Sie das richtige System für Ihre gemeinnützige Organisation?

Machen Sie Ihre Forschung.

Verwenden Sie Idealware. Sie haben die Grundlagenforschung für Sie durchgeführt. verengte das Feld, sammelte Systeme, die dedizierte Donor-Management-Systeme sind, und zog dann die Top-Ten-Systeme heraus und stellte eine Feature-Liste zur Verfügung.

Lesen Sie den Leitfaden des Kunden zu Low-Cost Donor-Management-Systeme

Erstellen Sie anhand des Berichts eine kurze Liste mit drei oder vier möglichen Systemen.

Planen Sie Anbieterdemonstrationen.

Einige Anbieter kommen zu Ihnen, oder Sie können zu ihnen gehen. Online, wo Sie ein WebSharing-Tool verwenden oder eine Testversion herunterladen können.

Stellen Sie sicher, dass Sie reale Beispiele verwenden, um zu sehen, wie jedes System für Ihre Anforderungen funktioniert. Eine große Hilfe sind die sechs Tipps von Idealware zum Navigieren in der Vendor-Demo. Bewerten Sie die Systeme gegen Ihre Wunschliste - ausgefallene vs. Kernbedürfnisse und hohe Kosten vs. erschwingliche - und wählen Sie die das richtige System für Sie

Möglicherweise können Sie Ihr neues System mit einer Kreditkarte online erwerben, aber bei größeren Systemen kann es sich um einen Vertrag handeln, der verarbeitet und unterzeichnet werden muss.

Berry sagte: "Manchmal können Sie Ihr neues System sofort verwenden, während andere Systeme angepasst werden müssen. DonorPerfect Online ist dafür bekannt, ein System vor dem Start anzupassen, während andere Systeme wie GiftWorks einfach zu bedienen sind. von Anfang an.

Bei einigen Systemen wird ein Berater benötigt, um sich einzurichten. "

Berry schlägt diese Artikel auch auf der Idealware-Site vor:

Vier Prinzipien bei der Auswahl eines Spenderverwaltungssystems > Zehn häufige Fehler bei der Auswahl von Spenderdatenbanken