Dokumentation von Mitarbeiterleistung

Wissen, warum und wann Mitarbeiterleistung

In der Welt der Humanressourcen und der Beschäftigung kann die Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters Ihre Fähigkeit zur Disziplinierung, Beendigung oder fairen Förderung, Belohnung und Anerkennung von Mitarbeitern beeinträchtigen.

Die Dokumentation ist für Manager und Personalpersonal unerlässlich, da Sie sich ernsthaft darum bemühen müssen, alle Ereignisse in der Beschäftigungshistorie Ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen - sowohl positive als auch negative Vorfälle.

Deshalb sollten Manager und HR-Mitarbeiter alle Ereignisse sorgfältig dokumentieren.

Warum Dokument?

  • Die Dokumentation liefert den Nachweis, dass Leistungsprobleme zeitnah und präzise mit dem Mitarbeiter besprochen wurden.
  • Die Dokumentation bietet einen Überblick über die Verbesserung der Leistung des Mitarbeiters oder die fehlende Leistungsverbesserung im Laufe der Zeit. Es ist chronologisch und eine genaue Beschreibung der Aktionen des Mitarbeiters, der Handlungen des Managers und der Ereignisse, wie sie auftreten.
  • Dokumentation liefert Belege, die Managemententscheidungen unterstützen, um ungünstige Maßnahmen wie Disziplinarmaßnahmen oder Kündigungen bei einem Mitarbeiter zu ergreifen.
  • Dokumentation bietet den Nachweis, dass ein Mitarbeiter eine verfügbare Promotion oder eine Chance gegenüber anderen Mitarbeitern verdient, die ebenfalls berechtigt sind.
  • Dokumentation liefert Belege für Gehaltserhöhungen, -abnahmen oder warum ein Mitarbeiter keine Gehaltserhöhung erhalten hat.
  • Im Falle einer Klage schützt eine vollständige und gründliche Dokumentation die Interessen eines Arbeitgebers. Die Dokumentation kann die Aktionen des Managements bei der Beendigung eines erfolglosen Mitarbeiters unterstützen. Es kann auch beweisen, dass der Arbeitnehmer aus rechtlichen Gründen gekündigt wurde, im Gegensatz zu anderen, wie z. B. rechtswidrige Diskriminierung.

Was soll dokumentiert werden

Manager müssen die Mitarbeiterleistung dokumentieren, sowohl positive Beiträge als auch Leistungsausfälle. Sie müssen genau dokumentieren, was der Mitarbeiter getan und gesagt hat und was der Manager als Reaktion auf die Besprechung oder das Gespräch getan hat.

Sie müssen alle während des Gesprächs getroffenen Vereinbarungen, die festgelegten Ziele, die erforderlichen und erwarteten Verbesserungen sowie den Zeitplan für die Verbesserung dokumentieren.

Die Dokumentation sollte auch Verpflichtungen enthalten, die der Manager zur Unterstützung des Mitarbeiters eingeht.

Dokumentieren

Dokumentation sollte während oder unmittelbar nach der Besprechung oder dem Gespräch mit dem Mitarbeiter geschrieben werden. Zu keinem Zeitpunkt sollten Sie es versäumen, das Gespräch an dem Tag aufzuschreiben, an dem es tatsächlich stattgefunden hat. Das Warten auf später beeinflusst die Qualität der Dokumentation, da sie auf dem Speicher basiert.

Einer der schlimmsten Fehler, die Manager machen, ist zu glauben, dass sie eine Mitarbeiterberatung nach Bedarf rekonstruieren können. Keine HR-Person, die Erfahrung mit anständiger, rechtzeitiger Dokumentation hat, wird jemals durch eine rekonstruierte Aufzeichnung getäuscht.Manager, die aus dem Gedächtnis rekonstruieren, bringen ein unnötiges und inakzeptables Risiko für ihr Unternehmen mit sich, weil eine erfundene Geschichte in einem potenziellen Prozess nicht standhält.

Sie benötigen Ihre Dokumentation, um professionell, ordentlich und organisiert zu erscheinen. Schreiben Sie die Dokumentation so, als würden Sie über die Geschichte mit einer dritten Partei sprechen. Sie wissen nie, wer Ihre Dokumentation eines Tages lesen kann, stellen Sie also sicher, dass sie Ihrer Professionalität entspricht. (Die Rückseite einer Cocktailserviette, eines Umschlags oder eines Haftnotizblatts qualifiziert nicht als professionelle Dokumentation.)

Ihre Dokumentation sollte an den neuen Manager eines Mitarbeiters gesendet werden, wenn der Mitarbeiter einen neuen Job in Ihrer Organisation erhält.

Zu ​​Ihrem Gedächtnis und um den neuen Vorgesetzten des Mitarbeiters zu informieren, müssen Sie den Namen und den Titel des Mitarbeiters, Ihren Namen und Titel sowie das vollständige Datum für jedes Dokument angeben.

Schreiben Sie Dokumente, die sachlich, fair, legal, objektiv, vollständig und konsistent sind. Vermeide Meinungen (Mike ist schlampig. Alice ist faul. Tom hat mich angelogen.), Benennen, Redigieren (John ist ein Idiot. Mark hat ein Einstellungsproblem.) Und Beschriftung (Mary ist unverantwortlich. George ist kein Team Spieler.).

Vermeiden Sie es auch, das Verhalten des Mitarbeiters zu interpretieren. (Marsha darf diese Aufgabe nicht mögen. Paula scheint in ihrem Kopf zu sein.) Minimiere deinen Gebrauch beschreibender Wörter wie Adjektive und Adverbien (langsam, schlampig, unglücklich, launisch, unhöflich). Geben Sie das spezifische Verhalten und die Handlungen des Mitarbeiters an, nicht Ihre Meinung oder Interpretation.

In der Dokumentation wird eine genaue Aufzeichnung der Konversation benötigt. Halten Sie sich an die Fakten und schreiben Sie auf, was Sie gesagt und was der Mitarbeiter gesagt hat. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Dokumentation eindeutig ist und die Fakten richtig verstanden werden. (In jeder möglichen rechtlichen Situation machen Fehler in einem der dokumentierten Ereignisse alle Dokumente verdächtig.)

Schließlich dokumentieren Sie alle Vereinbarungen, Verpflichtungen, Zeitpläne, erforderliche Verbesserungen, Check-in-Punkte und andere Details, die aus Erinnerung. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Termine und Fälligkeitsdaten festlegen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

Machen Sie sich mit den Dokumentationsrichtlinien Ihrer Personalabteilung vertraut, die Ihnen mitteilen, welche Unterlagen in der Personalakte des Mitarbeiters abgelegt werden müssen. Jede Dokumentation von Disziplinarmaßnahmen sollte auf jeden Fall enthalten sein.

Speicherort der Mitarbeiterdokumentation

Da die Dokumentation über Mitarbeiter vertraulich und für den Mitarbeiter vertraulich ist, müssen Sie darauf achten, dass jede Dokumentation dem Manager, der Personalabteilung und möglicherweise dem nächsten Manager des Mitarbeiters vertraulich bleibt. Daher wird empfohlen, die Dokumentation nicht auf einem freigegebenen Computerlaufwerk zu speichern. Die handschriftliche Dokumentation und die ausgedruckte Verwaltungsdokumentation werden am besten im verschlossenen Speicher aufbewahrt.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, wenn Sie sich an die Personalabteilung wenden, um Hilfe bei der Disziplinierung, Beendigung oder Überführung eines Mitarbeiters in einen Job mit einem besseren Potenzial zu beantragen, hilft Ihnen HR, das Problem zu lösen oder die Situation zu verbessern. Wenn HR Ihnen sagt, dass Sie dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren oder nicht helfen können, haben Sie alle Ihre Grundlagen abgedeckt.

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