Wie man Überstunden effektiver managen kann

Wie man Überstunden effektiver verwalten kann

Überstunden zählen nicht nur zu den größten laufenden Ausgaben für die meisten Unternehmen, sondern das richtige (oder inkorrekte) Management von Überstunden kann den Unterschied zwischen teuren Gerichtsverfahren, niedriger Moral und Anfälligkeit für Änderungen bedeuten. in Überstundenregelungen.

In den letzten Jahren der schwachen Wirtschaftszeit waren viele Mitarbeiter begierig darauf, sich als harte Arbeiter zu beweisen, die sich nicht beschwerten, etwas mehr Zeit zu arbeiten - ohne notwendigerweise einige oder alle davon in ihre Arbeitszeit zu integrieren.

Und viele Arbeitgeber haben diese Haltung stillschweigend (oder explizit) befürwortet. Ashley Dinsdale, ein Einkäufer von Macy's, der 50+ Stunden pro Woche arbeitet, sagt: "Entlassungen ereigneten sich bei meinem vorherigen Arbeitgeber. Jetzt komme ich früh herein und verschicke E-Mails, damit sie wissen, dass ich da bin. "

Allerdings sollten Unternehmen diese Art von Verhalten nicht als gute Sache ansehen. Wenn man ein Auge zudrückt oder diese Art von Verhalten am vorderen Ende fördert, kann dies katastrophale finanzielle Auswirkungen haben, wenn dieselben Mitarbeiter beschließen, rechtliche Schritte wegen falscher Klassifizierung oder unbezahlter Arbeitszeit einzuleiten. Laut der National Employment Lawyers Association sind Arbeits- und Lohnstreitigkeiten seit 2004 um 77% gestiegen (nicht zufällig war 2004 das letzte Mal, dass das DOL das Fair Labor Standards Act überarbeitete). Mit neuen Überstundenregelungen sollten Unternehmer erwarten, eine andere Welle von Lohn- und Arbeitsstreitigkeiten.

Allein im Jahr 2014 verurteilte das Arbeitsministerium landesweit rund 241 Millionen US-Dollar an Hinterlöhnen, weil die Arbeitnehmer falsche Angaben gemacht hatten (um Überstunden zu vermeiden), und forderte die Beschäftigten auf, zu arbeiten. mehr als 40 Stunden pro Woche ohne Bezahlung oder Anreize für Mitarbeiter, außerhalb der Arbeitszeiten auf E-Mails, SMS und Anrufe zu reagieren - ohne Bezahlung.

Von EMS-Mitarbeitern in Charleston über Beschäftigte im Gesundheitswesen in Santa Barbara bis hin zu Managern in Sportgeschäften tauchen täglich neue Klagen auf.

Was können Sie tun, um Überstunden effektiver zu managen, um Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu schützen? Diese vier Expertentipps helfen Ihnen, große Fallstricke und Überraschungen bei der Verwaltung von Überstunden zu vermeiden.

1. Verfolgen Sie die Mitarbeiterzeit. Der durchschnittliche amerikanische Arbeiter arbeitet nach Angaben des Bureau of Labor Statistics etwas mehr als vier Stunden Überstunden pro Woche. Das sind 208 Stunden pro Jahr. Wenn man einen Durchschnittslohn von 21 Dollar pro Stunde für eineinhalb Stunden bezahlt, ergibt sich ein Gesamtlohn von 6.552 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr. Bei einer Belegschaft von 20 Mitarbeitern sind das allein $ 131, - 040 Überstunden.

Was können Sie tun, um Überraschungen bei Überstunden zu vermeiden? Eine der größten verfügbaren Ressourcen ist die mobile Zeiterfassung, die Warnungen enthält, um Mitarbeiter und Manager zu informieren, wenn Überstundenschwellen überschritten werden.Die Überwachung der Mitarbeiterzeit ermöglicht es auch Managern und Geschäftsinhabern, Muster unternehmensweit zu sehen und zu adressieren, und auf individueller Ebene, wenn es zu Überstunden kommt. Beschäftigt ein Angestellter ständig Überstunden pro Woche? Kommt das auf Personalengpässe, hohe Projektauslastung oder einen Mitarbeiter an, der mehr Zeit in den Händen hat und die Lohnhöhe genießt? Mit einem großen Überblick über die aufgewendete Zeit (und wie sie verschiedenen Projekten zugewiesen wird) können Manager fundierte Entscheidungen treffen, wenn es um Ressourcen und Überstunden geht. Und schrecken Sie nicht davor zurück, Stunden nur für stündliche Mitarbeiter zu verfolgen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, genau zu wissen, wie viele Stunden jeder beiträgt, um intelligente Entscheidungen treffen zu können.

Durch die Zeiterfassung wird auch die Rundung der Arbeitszeittabellen vermieden (was normalerweise unschuldig genug geschieht, aber normalerweise zugunsten des Arbeitnehmers fällt. Die American Payroll Association schätzt 10 Minuten pro Schicht pro Mitarbeiter). Stellen Sie sicher, dass das System, das Sie auswählen, Ihnen bei der DCAA- und DOL-Compliance hilft, um sich bei Behördenaudits oder Arbeitskonflikten mit leicht auffindbaren Datensätzen zu schützen.

2. Werfen Sie einen Blick auf die Mitarbeiterklassifizierung. Sie sollten sich bewusst sein, dass, wenn Ihr Angestellter fest angestellt ist, aber weniger als 23, 660 pro Jahr verdient, Sie immer noch Überstunden zahlen müssen - und dass diese Schwelle kurz vor einem starken Anstieg steht. Ganz zu schweigen davon, einen Arbeitnehmer mit einem Gehalt unter 23.660 Dollar pro Jahr oder in einer Position, die keinen Anspruch auf Befreiung hat, einfach zu klassifizieren, um Überstunden zu vermeiden, ist keine vernünftige Strategie.

Ein erheblicher Teil der Arbeitsklagen, die seit 2004 im Steigen begriffen sind, rührt von Fehlklassifizierungen und Entschädigungen für Nachzahlungen für Überstunden ohne Bezahlung her.

Aus Gründen der Verurteilung ist es für die Gerichte nicht wichtig, ob Sie vorsätzlich die Mitarbeiter falsch klassifizieren oder unschuldig klassifizieren. Es ist Ihre Aufgabe als Arbeitgeber, sicherzustellen, dass die Klassifizierung für Ihre Mitarbeiter richtig ist - und nicht in dem Versuch, Kosten zu sparen. Zu den Strafen für Fehlklassifizierungen gehören nicht nur bis zu zwei Jahre Nachzahlungen für Überstunden, sondern wenn Sie den Arbeitnehmer vorsätzlich falsch klassifiziert haben, schulden Sie drei Jahre. Um sicherzustellen, dass Ihre Klassifizierungen eingehalten werden, bewerten Sie regelmäßig die Pflichten und die Beziehung Ihrer Mitarbeiter zum Unternehmen und konsultieren Sie einen Anwalt in Grauzonen. Es könnte ein wenig brennen, um die Anwaltskosten zu bezahlen, aber es ist eine kleine Prise im Vergleich zu den möglichen Konsequenzen.

3. Kommunizieren Sie Erwartungen. Eine der besten Möglichkeiten, Überstunden zu bewältigen, besteht darin, die Kommunikation rund um das Thema zu verbessern. Machen Sie den Mitarbeitern die Erwartungen klar, trainieren Sie Manager und Mitarbeiter explizit auf Erwartungen und unterbrechen Sie jede Praxis von jedem, der keine Überstunden macht, aus der Güte ihrer Herzen. "Es gibt möglicherweise unausgesprochenere Regeln darüber, wann die Arbeit für stündliche Angestellte aufzuzeichnen ist, als Manager oder Geschäftsinhaber erkennen können, aber Arbeit ohne Bezahlung ist immer noch ein Grund für rechtliche Schritte, selbst wenn die Genehmigung stillschweigend ist.Und egal, wie gut die Herzen Ihrer Mitarbeiter sind, Arbeit am Arbeitsplatz frisst letztendlich Moral und Transparenz im Unternehmen.

Es ist besonders wichtig, Ihre Erwartungen bezüglich der Technologie zu klären. Das Überprüfen von E-Mails (und die Erwartung, dass Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten antworten) kann harmlos genug erscheinen, aber die Minuten summieren sich. Viele Unternehmen erwarten, dass Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten für die E-Mail-Kommunikation zur Verfügung stehen - dies wird jedoch als Arbeit aufrechterhalten. Sie sind vielleicht schockiert, wenn Sie herausfinden, wie viele "Stunden" Ihre Mitarbeiter tatsächlich Stunden nur für diese eine Aufgabe erfassen. Katharine C. Giovanni, Präsidentin von Triangle Concierge, sagt: "Jeder versucht 36 Stunden auf einen 24-Stunden-Tag zu drücken. Kurz gesagt, Technologie hilft nicht, weil man sein Büro mitnehmen kann. Wir arbeiten also ständig. "Klären Sie Ihre Erwartungen in Bezug auf E-Mails und stellen Sie sicher, dass alle - Manager und Mitarbeiter gleichermaßen - die von Ihnen festgelegten Standards einhalten.

4. Betonen Sie Cross Training. In einigen Unternehmen summieren sich bestimmte Personen, einfach weil niemand sonst ihre Arbeit machen kann, nicht nur die Überstunden, sondern auch Engpässe entstehen und die Bandbreite der Mitarbeiter am Ende maximal ist, während andere am Ende nicht ausgelastet sind. Last und ermöglichen es verschiedenen Mitarbeitern, bei steigenden Arbeitslasten oder Notsituationen mit Projekten in Kontakt zu treten.Effektives Cross-Training kann auch die Arbeitsmoral verbessern, mehr Mitarbeiter dazu befähigen, sich an Schlüsselprojekten zu beteiligen, und einige der Belastung anderer Mitarbeiter.

Cross-Training ermöglicht es Ihnen auch, flexibler zu planen. Zu oft sind Unternehmen gezwungen, Personen mit Fachwissen auf Kosten von erheblichen Überstunden zu planen. Es ist zwar nicht möglich - oder ideal -, sich über alle Aufgaben oder Fähigkeiten zu unterrichten - die Identifizierung von Aufgaben, die von mehreren Mitarbeitern leicht erlernt werden können, kann Überstunden drastisch reduzieren und gleichzeitig die Produktivität und Effizienz steigern.

Überstunden können mit Kosten und Fallen durchlöchert werden - aber das muss nicht so sein. Proaktive Verwaltung Ihrer Überstunden, Vermeidung von Überraschungen und Vorbereitung auf die Zukunft kann Ihre Kosten reduzieren, Ihr Unternehmen vor rechtlichen Schritten schützen und die Arbeitsmoral unternehmensweit verbessern.

Über Amy Bailey

Amy überwacht alle Finanz-, Personal- und Bauprojekte bei TSheets. Sie ist eine stolze Idaho-Vandale, die acht Jahre im öffentlichen Rechnungswesen bei Coopers & Lybrand verbracht hat, und mehr als 20 Jahre bei sowohl öffentlichen als auch privaten, wachstumsstarken Technologieunternehmen wie Extended Systems, ProClarity, Microsoft und Silverback. Sie hat zwei Kinder und lebt mit ihrem Ehemann und einem englischen Mastiff namens Scout zusammen.