Wie man die Druckkosten im Bau reduzieren kann

Wie man die Druckkosten im Bausektor senkt

Wenn Sie gerade in Ihrem Büro sind, stoppen Sie, was Sie tun, und schauen Sie sich um. Schauen Sie sich insbesondere Ihren Schreibtisch an. Denken Sie jetzt darüber nach, was Sie sehen. Gibt es an einer Ecke einen riesigen Stapel Papiere - wichtige Papiere wie Rechnungen, Verträge und Projekt-Updates?

Bevor du dich verteidigst; Wir bekommen das ganze "organisierte Chaos" -Konzept, das Sie wahrscheinlich mit Ihrem Schreibtisch gemacht haben. All diese Papiere - die LEED-Formulare, die RFDs, Bewerbungen und mehr - haben einen Platz, wo sie hingehören.

Sie alle müssen verwaltet werden, bevor sie eingereicht werden. Einige müssen signiert werden, andere müssen eingescannt werden, wieder andere müssen verarbeitet und an Ihre Kunden verschickt werden.

Lassen Sie uns also auf die Jagd gehen: Wenn Ihr Büro ein Durcheinander ist, verursacht es Probleme. Die gute Nachricht ist: Es gibt noch Hoffnung für dich.

Lösungen für "Document Overload"

Wenn irgendetwas, was wir bisher erwähnt haben, auf Sie zutrifft, machen Sie sich keine Sorgen. Du bist in guter Gesellschaft. Das sind häufige Probleme bei Bauleitern. Glücklicherweise steht Ihnen eine Baumanagementsoftware zur Verfügung, die die überwiegende Mehrheit von ihnen hervorragend löst.

Gute Baumanagementsysteme bieten eine große Anzahl von Optionen für das Dokumentenmanagement, und diese Lösungen dienen einer Reihe von nützlichen Zwecken. Sie können Ihnen dabei helfen, Formulare und Dokumente schnell und einfach zu finden, was die Zeit reduziert, die Sie für das Ausfüllen Ihrer Dokumente benötigen.

Die Zeit, die Sie speichern, kann genutzt werden, um Ihre Sichtbarkeit bei Kunden zu erhöhen und sich auf den tatsächlichen produktiven Teil Ihrer Arbeit zu konzentrieren.

Es ist an der Zeit, sich zu organisieren

Das wichtigste Merkmal von Dokumentenverwaltungssoftware ist die Fähigkeit, Ihre wichtigen Dateien zu organisieren. Es entfällt die Notwendigkeit, riesige Aktenschränke oder Stapel von Papieren auf Ihrem Schreibtisch durchforsten zu müssen.

Sie stecken das gesuchte Dokument einfach in die Suchmaschine der Software und es erscheint fast sofort.

Die Software kann Ihnen auch beim Hochladen vorhandener Dateien helfen, sodass Sie leicht zwischen früheren Dateien, die sich physisch in einem Archiv befinden, und solchen, die bereits in Ihr Softwaresystem aufgenommen wurden, unterscheiden können. Mit vielen Anwendungen können Sie auch über Cloud-Speicher auf Dokumente zugreifen und haben unterwegs Zugriff auf Ihre Dateien. Das Cloud-basierte Konstruktionsdokumentenmanagement ist eine intelligente Wahl, wenn es darum geht, Papierdokumente schneller und mit höherer Effizienz zu verarbeiten.

Zwei Softwarelösungen dafür sind Viewpoint und Aconex. Beide basieren auf Suchsystemen, die dem Google-Algorithmus ähneln, was den Suchprozess blitzschnell macht. Viewpoint zeichnet sich durch die Möglichkeit aus, E-Mails über Outlook zu suchen und zu indizieren, die ebenfalls an Vista angeschlossen sind.

Superior Collaborative Options

Konstruktionsdokumentverwaltungssoftware erleichtert die Arbeit mit Ihrem Team. Mit dem Construction Management Tool von Procore können Manager beispielsweise Berechtigungen nach Benutzer vergeben. Es speichert frühere Versionen Ihrer Dateien, verfügt aber auch über Sicherheitsvorkehrungen, die konsistent die gleichen Entwürfe von Dateien gemeinsam nutzen, damit Benutzer nicht den Fehler machen, die falschen Versionen zu bearbeiten.

Besser noch, es funktioniert mit den meisten großen mobilen und Desktop-Plattformen, was gute Nachrichten für Unternehmen ist, die iPads und andere Tablets als Teil ihres Managementsystems verwenden.

Ökonomische Lösungen

Die Möglichkeiten, mit denen eine gute Software für das Erstellen von Konstruktionsdokumenten Ihrem Unternehmen Geld sparen kann, sind groß. Zu den offensichtlicheren gehören die drastische Reduzierung des Bedarfs an Verbrauchsmaterialien wie Toner, Papier, Fotokopien und physische Ablageeinheiten. Mehr als das, es kann mehrere tausend Dollar pro Jahr an Arbeitskosten sparen. Am unteren Ende berichten viele Unternehmen - nicht nur Bauunternehmen - von der Einsparung von Tausenden von Dollar, da sie nicht die Zeit für die Einreichung von Aufgaben aufwenden müssen.

Dokumentenverwaltungssoftware spart auch Zeit (und letztendlich Geld) bei der Suche nach verlorenen Dokumenten. Es wird geschätzt, dass das Wiederherstellen fehlangepasster oder verlegter Dokumente bis zu 250 US-Dollar kosten kann.

Wie oft haben Sie bisher in diesem Jahr versucht, verlorene Dokumente zu finden?

Die Bottom Line

Konstruktionsdokument-Management-Software bietet Ihnen eine effektive Möglichkeit, Geld und Zeit für Ihr Unternehmen zu sparen. Wenn Sie es noch nicht ausprobiert haben, ist es jetzt an der Zeit, den ersten Schritt zu tun und einige der oben aufgeführten Ressourcen zu überprüfen.