Die Verbindung zwischen Spendenbestätigung Briefe und Steuern

Das ABC eines Spendenbestätigungsbriefs

Es gibt zwei Schritte, um einem Spender zu danken. Der erste hat mit dem Aufbau einer guten Beziehung zu jedem Spender zu tun, und der andere Schritt hat einen sehr legalen Zweck.

Zunächst benötigen Sie einen herzlichen Dankesbrief, aber Sie müssen auch gesetzlich vorgeschriebene Informationen enthalten, damit Spender dokumentieren können, dass sie Ihrer Wohltätigkeitsorganisation eine steuerlich absetzbare Spende zukommen lassen.

Die IRS benötigt öffentliche Wohltätigkeitsorganisationen (auch bekannt als 501 (c) (3) Organisationen), um einen formellen Bestätigungsbrief für jede Spende von mehr als 250 $ zu senden.

Der Spender kann dieses Schreiben als Beleg für seine Spende verwenden und einen Steuerabzug beantragen. Die meisten Wohltätigkeitsorganisationen senden eine Bestätigung für alle Spenden, auch kleine.

Beide Ziele, die dem Spender danken und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, können gleichzeitig oder getrennt durchgeführt werden. Die meisten Wohltätigkeitsorganisationen schaffen es, beide Anforderungen in einem Buchstaben zu erfüllen.

Wenn Sie eine Spende für Steuerzwecke anerkennen müssen

Die IRS sagt, dass die Bestätigung "schriftlich, zum Zeitpunkt der Aufforderung oder wenn die Zahlung eingegangen ist, und in einer Weise erfolgt, dass wird der Spender aufmerksam machen. "(Siehe IRS-Publikation 1771)

Die Bestätigung der Spende muss spätestens am 31. Januar des Monats des auf das Geschenk folgenden Jahres erfolgen. Die beste Praxis legt jedoch nahe, dass Wohltätigkeitsorganisationen so bald wie möglich eine Bestätigung senden müssen, nachdem das Geschenk eingegangen ist.

Außerdem schicken die meisten Wohltätigkeitsorganisationen bis Ende Januar eine Zusammenfassung der Beiträge eines Spenders für das vergangene Jahr.

Im Zeitalter von Multi-Channel-Fundraising-Spenden und -Spenden versichert uns die Zusendung dieser Jahresabschlusszusammenfassung per Post (egal ob die Originalspende per Scheck oder online zustande kam), dass Ihre Organisation die Spender.

Können Sie die endgültige Zusammenfassung der Beiträge eines Spenders für das vorangegangene Jahr per E-Mail senden?

Ja. Es gibt kein gesetzliches Rezept für das Formular, das ein Bestätigungsschreiben annehmen muss. Zum Beispiel könnte es eine Postkarte, eine E-Mail oder ein physischer Brief sein.

Meiner Meinung nach ist es jedoch am besten, diese Jahresabschlusszusammenfassung per Post mit einem physischen Brief zu versehen. Eine E-Mail-Nachricht wird möglicherweise in einem überfüllten Postfach nicht bemerkt oder landet sogar im Spam-Ordner des Spenders.

Was müssen Sie in die Bestätigung einschließen?

  • Name Ihrer Organisation
  • Erklärung, dass Sie eine steuerbefreite Organisation 501c3 sind
  • Datum, an dem die Spende eingeht
  • Die Höhe der Bareinlage ( Bargeld bedeutet Schecks, Kreditkarten- und Gehaltsabzug.
  • Eine Beschreibung (aber nicht Wert) einer Sacheinlage. Der Spender schätzt den Wert der Sacheinlagen, wenn er sie bei seiner Steuererklärung an den IRS meldet.
  • Eine Erklärung, dass keine Waren oder Dienstleistungen von der Organisation zur Verfügung gestellt wurden, falls zutreffend
  • Beschreibung und Schätzung des Wertes von Gütern oder Dienstleistungen in gutem Glauben, sofern vorhanden, die die Organisation gegen Entrichtung des Beitrags erbracht hat.Ein Beispiel könnte ein Abendessen sein, bei dem ein Teil des Geldes für das Essen bezahlt wird, während der Rest eine Spende ist.
  • Eine Erklärung, dass Waren oder Dienstleistungen, falls vorhanden, die die Organisation als Gegenleistung für den Beitrag zur Verfügung gestellt hat, gänzlich aus immateriellen Vorteilen bestanden, falls zutreffend. Ein Beispiel könnte ein kleines Geschenk sein, das weniger als $ 75 geschätzt wird, wie eine Tasse oder eine Einkaufstasche mit dem Logo der Organisation.

Was passiert, wenn meine Organisation keine angemessene Bestätigung liefert?

Die IRS hat Steuerabzüge an Spender verweigert, die keine angemessene Anerkennung für ihre Spenden an eine Wohltätigkeitsorganisation anbieten können.

Die "Chronik der Philanthropie" berichtete darüber in ihrem Artikel, IRS Crackdown konzentriert sich auf Geschenkgutscheine. In einem Fall hing das Urteil davon ab, dass die Bestätigung nicht rechtzeitig genug war und die erforderliche Sprache fehlte.

TIPP: Entwickeln Sie Ihre Anerkennungssprache und lassen Sie sie von einem Anwalt bewerten, der sich auf gemeinnützige Angelegenheiten spezialisiert hat. Benutze dann die gleiche Sprache konsequent.

Einige Beispiele:

Es gibt keinen Grund, warum Ihre Organisation Ihnen kein warmes Dankeschön geben kann, das Ihre Spender ermutigen wird, Ihnen erneut zu geben und Ihre Verpflichtung zu erfüllen, eine akzeptable IRS-Bestätigung der Spende ..

Obwohl die Bestätigungssprache für jede Wohltätigkeitsorganisation geeignet sein sollte, sind hier zwei Beispiele für Aussagen, die alle Anforderungen erfüllen.

Die erste kam am Ende eines schriftlichen Briefes, der per Post verschickt wurde; Der zweite war Teil einer E-Mail, danke.

1. "Als 501c3 Wohltätigkeitsorganisation müssen wir Sie gemäß den Steuergesetzen darüber informieren, dass dieses Schreiben die offizielle Bestätigung Ihres Geschenks ist. Außerdem müssen wir bescheinigen, dass Sie keine Waren oder Dienstleistungen in Anbetracht dieses Beitrags erhalten haben. , der volle Betrag Ihres Geschenks ist steuerlich absetzbar. Danke! "

2." Partners In Health, eine 501 (c) (3) Non-Profit-Organisation, hat keine Waren oder Dienstleistungen Zum Teil in Bezug auf diesen freiwilligen Geldbeitrag.Wenn Sie die Steuerabzugsfähigkeit dieses Geschenks in den USA geltend machen möchten, bewahren Sie dieses Bestätigungsschreiben für Ihre Dateien auf. Partners In Healths EIN-Nummer ist xxxxx. "

Beide von diesen Beispielen arbeiten Geldspenden. Aber was ist, wenn die Spende nicht Bargeld ist, sondern Eigentum oder physische Güter? Verwenden Sie in diesem Fall eine Sprache, die diesem Beispiel ähnelt:

"Vielen Dank für Ihren Beitrag eines gebrauchten Kühlschranks und eines gebrauchten Kamins, [Name der gemeinnützigen], einer 501 (c) (3) nicht gewinnorientierten Organisation, erhalten [ Datum]. Es wurden keine Waren oder Dienstleistungen gegen Ihren Beitrag bereitgestellt. "

Ressourcen:

IRS-Publikation 1771

GrantSpace-Wissensdatenbank

Nationaler Rat für gemeinnützige Organisationen