Risikomanagement in der Immobilienverwaltung

Verständnis des Risikomanagements in der Immobilienbranche

Verwaltung und Risikomanagement sind ein wichtiger Bestandteil der Immobilienverwaltung. Die Aufzeichnungsfunktion muss sorgfältig verwaltet werden, und je größer der Detaillierungsgrad ist, desto besser sind die wahrscheinlichen Ergebnisse.

In den meisten Staaten sind die weitaus größte Anzahl von Verbraucherbeschwerden, Provisionsstrafen und Lizenzaussetzungen und -aufhebungen mit der Immobilienverwaltung verbunden. Es ist nicht so, dass jene Lizenznehmer, die Hausverwaltung machen, dumm sind.

Es ist ein sehr transaktionsintensives Geschäft. Während ein durchschnittlicher Agent pro Jahr mit einem Kaufvertrag und zugehörigen Dokumenten ein Dutzend Verkaufstransaktionen durchführt, kann der durchschnittliche Property Manager Hunderte kleinerer Transaktionen durchführen.

Die Tatsache, dass sie kleiner sind, macht diese Transaktionen nicht weniger wichtig und reduziert nicht das damit verbundene Risiko. Als Hausverwalter verpflichten Sie sich mit einem Eigentümer, ihr Eigentum zu vermarkten und zu vermieten, die Mieten einzuziehen und an den Eigentümer zu übergeben sowie das Eigentum zu verwalten, von der Wartung bis zur Durchsetzung der Mieterregeln.

Dabei handeln Sie mit Eigentümern, Mietern, Reparaturfirmen, Werbeträgern, Auftragnehmern und anderen. Jede einzelne dieser Transaktionen birgt ein gewisses Risiko in Ihrem Unternehmen. Es ist nicht unbedingt viel Risiko in jedem Fall, aber es ist kumulativ.

Die finanziellen Funktionen sind bei weitem am wahrscheinlichsten, um Probleme für den Broker zu schaffen.

Finanzfunktionen beinhalten:

  • Die Funktion Marketing & Finanzen erfordert Ausgaben- und Einkommensaufzeichnungen sowie Steuerunterlagen, Werbungsrechnungen und mehr.
  • Die Verwaltung der Mieter umfasst Aufzeichnungen über alle ihre Anträge, die Mietzahlungshistorie und Regelverstöße. und
  • Anlagenwartung und Reparaturen erfordern Wartungspläne, Reparaturaufzeichnungen für die Garantie sowie Mitarbeiter- und Subunternehmer-Personalakten.

Die Risikomanagement-Komponente ist natürlich sehr wichtig. Eine große Katastrophe kann das Überleben der Immobilie wirtschaftlich gefährden. Die aufbewahrten Aufzeichnungen sind ein Teil davon, da jede rechtliche Handlung von anderen vereitelt werden kann, wenn es detaillierte Aufzeichnungen gibt, die ihre Ansprüche widerlegen.

Ein Teil des Risikomanagements ist die Bestimmung von Risiko versus Belohnung. Ein gutes Beispiel ist ein Whirlpool oder ein Pool auf dem Grundstück. Der Hausverwalter und der Eigentümer müssen den Wert des Pools mit den eingegangenen Risiken in Einklang bringen. Wenn ein solches Risiko erkannt wird, gibt es drei Möglichkeiten, wie es behandelt werden kann:

1. Vermeidung - Es kann entschieden werden, den Whirlpool oder den Pool zu entfernen, da die zusätzlichen Mieteinnahmen die Versicherungskosten oder die damit verbundenen Risiken nicht wert sind.

2. Steuerung - Wenn der Whirlpool aufbewahrt wird, wird möglicherweise ein codiertes Schloss und ein Zaun installiert, um jüngere Kinder fernzuhalten.

3. Risikotransfer - Die häufigste Art, mit Risiken umzugehen, ist der Abschluss einer Versicherung, um das Risiko auf den Versicherer zu übertragen.

Der erfolgreiche Eigenschaftsverwalter wird Probleme planen, ausgezeichnete Dateien und Aufzeichnungen jeder Aktivität aufbewahren und diese Funktionen kontinuierlich bewerten, um festzustellen, ob eine Änderung erforderlich ist.

Dokumente und E-Mail

In vielen Bundesstaaten müssen Sie Transaktionsdatensätze nur sechs Jahre lang aufbewahren.

Es ist jedoch ratsam, sie länger aufzubewahren, besonders wenn Sie dies in elektronischer Form tun dürfen. Sie können darauf wetten, dass, wenn eine der Parteien einen Anspruch haben könnte, jemand, der Sie vor sechs Jahren und zehn Tagen verklagen will, immer noch seine Dokumentkopien haben wird. Es ist viel schwieriger, Ihren Fall zu vertreten, wenn Sie Ihre Kopien bereits zerstört haben.

Wenn es um E-Mail geht, kann jede Gerichtsverhandlung, die ein staatlich garantiertes Darlehen beinhaltet (so ziemlich alle unsere Wohnungsabschlüsse), Sie dazu zwingen, E-Mails bezüglich der Transaktion und der Kommunikation mit Ihrem Kunden / Kunden zu erstellen. Es gibt zahlreiche Wege und Softwareprodukte, um verwandte E-Mails zu speichern, aber lesen Sie einige der Artikel hier über Evernote, eine Lösung aus vielen Gründen. So bearbeiten Sie E-Mails mit Evernote und Ihren Google Mail-Archiven.

Ändern Sie Ihre E-Mail-Lösung.

  • Richten Sie die automatische Weiterleitung von E-Mails an oder von Ihrem Kunden / Kunden in Google Mail ein.
  • Sie gehen in ein Notizbuch in Evernote für die Transaktion.
  • Einige Wochen nach dem Schließen ziehen Sie alle diese E-Mails in Evernote hoch und drucken sie in chronologischer Reihenfolge als PDF-Datei aus.

Da PDF-Dateien durchsuchbar sind, können Sie schnell beliebige E-Mails mit Schlüsselwörtern abrufen. Es funktioniert ziemlich gut.