Fehler bei der Planung von Ereignissen bei der Planung von Ereignissen vermeiden

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Fehler werden geschäftlich und in unserem Privatleben regelmäßig gemacht. So wachsen und lernen wir. Aber einige Fehler sind kostspielig. Ergreifen Sie die notwendigen Schritte, um diese fünf sehr häufigen Event-Planungsfehler zu vermeiden und - wenn Sie einen Fehler machen - stellen Sie sicher, dass Sie nicht den gleichen Fehler ein zweites Mal machen.

Fehler werden geschäftlich und in unserem Privatleben regelmäßig gemacht. So wachsen und lernen wir. Aber einige Fehler sind kostspielig. Ergreifen Sie die notwendigen Schritte, um diese fünf sehr häufigen Event-Planungsfehler zu vermeiden und - wenn Sie einen Fehler machen - stellen Sie sicher, dass Sie nicht den gleichen Fehler ein zweites Mal machen.

Nicht früh genug anfangen

Aufschieben ist dein Feind. Dies ist einer der häufigsten Event-Planungsfehler, die Sie vermeiden möchten.

Wenn der Prozess der Ereignisplanung nicht frühzeitig gestartet wird, kann dies eine Reihe von Problemen verursachen. Sobald ein Datum ausgewählt wurde und Sie einen allgemeinen Rahmen für Ihre Veranstaltung und das Budget haben, beginnen Sie mit der Arbeit. Hotels und andere Veranstaltungsorte buchen Sie so früh wie möglich. Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihre Auswahl am Veranstaltungsort eingeschränkt und Sie werden unglücklicherweise an einem beliebigen Ort belassen. Gastredner und Live-Entertainment nehmen Buchungen weit vor dem eigentlichen Event-Termin in Anspruch. Sobald Ihr Eventdatum sicher ist, machen Sie Ihre Recherchen und wenn Sie sich für einen Künstler Ihrer Wahl entscheiden, erhalten Sie sofort einen Vertrag.

Die Organisation einer Checkliste für die Ereignisplanung ist eine weitere Aufgabe, die sofort in Angriff genommen werden sollte. Indem Sie alle Schritte im Ereignisplanungsprozess abstecken, bestimmen, wann sie abgeschlossen werden müssen, und einen Zeitplan für jeden erstellen, erhalten Sie eine wertvolle Anleitung, um den Anfang zu machen und Sie auf dem richtigen Weg zu halten.

Zu ​​spätes Starten ist einer der häufigsten Event-Planungsfehler.

Nicht nach konkurrierenden Ereignissen suchen

Haben Sie jemals Ihre Veranstaltung geplant, um zu erfahren, dass - sobald der Planungsprozess begonnen hat und das Datum der Veranstaltung feststeht - am selben Tag eine weitere Veranstaltung stattfindet? Nur ein Ereignis zieht die Menge an, also nutzen Sie nicht Ihre Chancen und drücken Sie die Daumen, dass die eingeladenen Spieler Ihre Veranstaltung auswählen.

Vermeide die Situation ganz und gar.

Führen Sie Ihre Due Diligence durch und prüfen Sie eventuelle Konflikte, bevor es zu spät ist. Sehen Sie sich Zeitpläne für große und kleine Branchentreffen, die Nähe zu Feiertagen, sportliche Großereignisse und lokale Zusammenkünfte an, die für die Fahrgäste verheerend sein können. Sobald Sie sich für einen Termin für Ihre Veranstaltung entschieden haben, informieren Sie Ihre Gäste. "Save the Date" -Anzeigen und "Upcoming Events" -Listen geben Interessenten die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung in ihren Kalendern zu markieren.

Lieferanten nicht bestätigen

Ein Vertrag mit einem unterzeichneten Lieferanten ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung und gibt Ihnen etwas schriftlich, um den Lieferanten für die von ihm erbrachten Dienstleistungen verantwortlich zu machen. Allerdings tut es nichts für Sie zum Zeitpunkt der Veranstaltung, wenn Sie erkennen, dass der Anbieter ein No-Show ist. Der vorliegende Veranstaltungsvertrag wird Ihren hungrigen Gästen kein Essen servieren oder Tische und Stühle in einen leeren Ballsaal bringen.Bestätigen Sie mit jedem einzelnen Anbieter nicht einmal, sondern zweimal. Ja, zweimal . Bestätigen Sie den Eingang Ihres unterschriebenen Vertrags zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie beide mit den Bedingungen einverstanden sind. Bestätigen Sie noch einmal vor dem Ereignis selbst. Dies ist nicht die Unterhaltung, die Sie über Einzelheiten der Essenslieferung oder des Dekors führen werden; Dies ist ein Follow-up speziell um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung noch in ihrem Kalender ist.

Event-Anbieter buchen mehrere Veranstaltungen, und es ist sehr einfach, dass Ihre Papiere im Shuffle verloren gehen oder von jemand anderem in der Firma falsch zugeordnet werden. Stellen Sie also sicher, dass dies nicht der Fall ist, indem Sie zum Einchecken zurückgehen, und bestätigen Sie, dass Ihre Veranstaltung und die genauen Angaben zum Datum, zur Uhrzeit und zu den zu erbringenden Dienstleistungen tatsächlich im Zeitplan sind. Und halten Sie diesen Lieferantenvertrag bereit.

Kein "Plan B"

Ein Notfallplan ist ein Muss für jede Veranstaltung, aber speziell für Veranstaltungen, die im Freien stattfinden. Wetterbedingungen sind unberechenbar und wenn ein Hurrikan, ein starker Windrat oder ein Hagelsturm drohen Ihre Veranstaltung abzusagen, haben Sie einen Backup-Plan. Regen-Dates, alternative Veranstaltungsorte und ein geplanter Aktivitätsplan sind alle Optionen, wenn Ihr Outdoor-Event - oder ein Teil davon - ins Haus verlegt werden muss.

Zusätzlich zur Vorbereitung auf Wetterunsicherheiten können auch andere ungewöhnliche Umstände im Voraus berücksichtigt werden. Stromausfälle können durch einen Generator vor Ort verringert werden. Überlaufparkplätze können an einen anderen, vordefinierten Ort verschoben werden. Probleme mit der Hotelzimmerverfügbarkeit können gelöst werden, indem ein paar zusätzliche Zimmer in Ihrem Hotelblock reserviert werden. Betrachten Sie die Besonderheiten Ihrer Veranstaltung und denken Sie über die Bereiche nach, die anfälliger für Probleme sind. Indem Sie vorausplanen und alternative Szenarien entwickeln, können Sie einen der kostspieligsten Event-Planungsfehler vermeiden.

Nicht genügend Hilfe

Wenn es um die Einstellung von Veranstaltungspersonal geht, ist mehr besser. Es kostet Sie mehr Geld, aber es kann Ihre Veranstaltung speichern. Stellen Sie sich Folgendes vor: ein Backup von Autos, die darauf warten, einen Parkplatz zu betreten, während Parkwächter verzweifelt versuchen mitzuhalten. Eine Reihe frustrierter Gäste, die darauf warten, ein Getränk als einen Server zu bestellen, bemüht sich, mit der Nachfrage Schritt zu halten. Die Mitarbeiter der Veranstaltungsregistrierung waren überwältigt von der großen Anzahl der Gäste, die gerade angekommen waren, und ließen müde Reisende viel zu lange warten, um einzuchecken. Sie haben die Idee. Wenn Sie zusätzliches Veranstaltungspersonal zur Verfügung haben, um in stressigen Zeiten zu helfen, bedürftigen Gegenden einen zusätzlichen Service zu bieten, auftretende Probleme zu lösen oder eine ansprechende Präsenz für ankommende Gäste mit Fragen zu haben, können Sie Ihre Veranstaltung von einer guten Veranstaltung zu einer großartigen Veranstaltung erheben.

Suchen Sie bei der Einstellung von Veranstaltungsmitarbeitern nach Mitarbeitern, die Erfahrung mit der Art der von Ihnen geplanten Veranstaltung haben. Mieten Sie nur professionelle, sehr empfehlenswerte Mitarbeiter. Informieren Sie sie darüber, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht, welche Gäste anwesend sein werden, welche Erwartungen Sie haben und an wen sie sich wenden, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben. Event-Mitarbeiter - auch wenn sie von einem externen Anbieter stammen - repräsentieren Sie und Ihre Event-Planung.Eine negative Begegnung mit dem Veranstaltungspersonal wird im Gedächtnis sowohl des Gastes als auch des Klienten weiterleben und kann selbst die am besten geplanten Veranstaltungen sauer machen.