Konferenzplanungshandbuch

Schrittweise Konferenzplanung

Um eine Konferenz von Grund auf zu organisieren, ist eine enorme Menge an Voraussicht und Datenerfassung erforderlich. Der gesamte Prozess kann je nach Größe der Gruppe einige Jahre in Anspruch nehmen, aber es ist denkbar, innerhalb eines Jahres eine erfolgreiche Konferenz zu starten, wenn Sie schnelle Entscheidungen treffen können.

Die Planung einer Konferenz bedeutet, dass Sie ohne jede Erfahrung viel Zeit verlieren können, wenn Sie jedes Detail überdenken und gleichzeitig wichtige Themen übersehen.

Um den Prozess für Erstanwender einfacher zu gestalten, haben wir die wichtigsten Schritte erläutert und Links zu unseren detaillierteren Komplettlösungen zu jedem einzelnen Thema bereitgestellt. Das Ergebnis ist ein Konferenzplanungshandbuch, mit dem Sie mit einer soliden Vorlage beginnen können.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Vision Ihrer Konferenz

Jede Veranstaltung beginnt mit einer Vision, aber Sie müssen Ihre Vision in Worte und Zahlen umwandeln, um Kosten zu messen und fundierte Planungsentscheidungen treffen zu können. Zuerst müssen Sie mit den Grundlagen wie wer, was, wann, wo und warum beginnen.

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Schritt 2: Erstellen eines Unternehmensplans

Sofern Ihre Konferenz nicht von einem Zuschuss oder einer Organisation finanziert wird, müssen Sie herausfinden, wo Ihr Geld liegt. kommt von und wofür es benutzt wird. Der erste Teil dieser Gleichung, der Umsatz, sollte früh im Planungsprozess berechnet werden.

Um einen Preis für eine Konferenz festzulegen, müssen Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie den Teilnehmern anbieten möchten. Ihre Reiseroute und die Sprecherliste werden der Verkaufsfaktor für potenzielle Registranten sein.

Schritt 3: Vergleich von Veranstaltungsorten und Dienstleistungen

Nachdem Sie eine genauere Vorstellung davon haben, wann Ihre Konferenz stattfinden wird und wie viele Personen Sie besuchen möchten, können Sie mit der Suche nach einem passenden Veranstaltungsort beginnen.

Vergessen Sie nicht, dass Ihre Veranstaltungsortauswahl auch Ihre Kosten für Catering und Audio / Video bestimmt. Dies liegt daran, dass die meisten Konferenzzentren und Veranstaltungshotels verlangen, dass Sie ihre hauseigenen Dienstleistungen für Veranstaltungen vor Ort nutzen.

Die meisten Konferenzen müssen Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste bieten, die von außerhalb der Region anreisen. Diese Notwendigkeit schafft eine Reihe von Überlegungen, die in Ihre Entscheidung am Veranstaltungsort einfließen.

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Schritt 4: Registrierung und Verwaltung von Registranten

Selbst die beliebtesten Konferenzen müssen ihre Veranstaltung effektiv vermarkten, um jeden Platz zu füllen. im Haus. Die Teilnahme ist der wichtigste Faktor für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Gute Besucherzahlen bringen Umsatz- und Sponsoringmöglichkeiten. Und je mehr Menschen Sie registriert haben, desto mehr Nachfrage nach Werbung und Partizipation wird entstehen.Lange Rede kurzer Sinn, wenn Sie eine Menge zeichnen können, dann wird alles andere viel einfacher in den richtigen Platz fallen.

Die Verwaltung der Registrierung wird schwieriger, wenn Ihre Veranstaltung größer wird. Hier kann ein Online-Registrierungssystem helfen, die Anzahl zu verfolgen, Zahlungen zu verarbeiten und Daten zu organisieren.

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Schritt 5: Planungsdetails Vor-Ort

Endlich, nach Organisation und Durchführung der Business-Elemente der Konferenz können Sie beginnen, über die Details vor Ort nachzudenken. Dies beinhaltet, wie die Teilnehmer durch die Konferenz navigieren, das allgemeine Layout jedes Raums und die Verteilung von Speisen und Getränken. Dies ist der Teil der Planung einer Konferenz, die die meisten Leute mit der Veranstaltungsplanung verbinden. Der beste Weg, um alle Details zu koordinieren, ist, durch Ihre Reiseroute zu gehen, wie es Ihre Gäste tun würden. Stellen Sie sich vor, wie sie zu jedem Zeitpunkt des Tages denken und handeln, um Probleme zu lösen, bevor sie entstehen.

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Schritt 6: Messeleitung Tipps

Konferenzen der Regel verfügen über eine Ausstellungsfläche oder Kongressetage, wo Sponsoren und Verkäufer Platz mieten, um ihre Produkte zu bewerben.

Dies kann eine sehr lukrative Gelegenheit für Ihre Konferenz sein, wenn Sie alles gut organisieren. Denken Sie jedoch daran, dass ein Ausstellungsbereich ein hohes Maß an Zeit und Ressourcen erfordert. Stellen Sie also sicher, dass Sie bereit sind, die Anforderungen mehrerer Anbieter zu erfüllen, bevor Sie sich für dieses Format entscheiden.

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